Автоматизация бизнеса в Мытищах

Пока в компании работают три человека, порядок держится на памяти и общем чате. Когда сотрудников становится пятнадцать, а обращений – пара сотен в месяц, выясняется неприятное: программ много, а общей картины нет. Сайт живёт отдельно, реклама отдельно, телефония у оператора связи, переписка в WhatsApp и Telegram, счета в 1С, остатки на складе в своей базе. Информация переходит между ними только через человека – скопировал, переслал, продиктовал по телефону.

Эта статья про переходы. Что теряется на каждом из них, чем они связываются в один контур и что даёт сквозная цепочка «откуда пришёл клиент – сколько он в итоге принёс». Студия «РостСайт» работает с 2011 года и делает сайты, рекламу и внедрения одной командой.

Почему таблицы перестают справляться после двухсот заявок в месяц

Таблица – честный инструмент, у неё просто есть потолок. Он выглядит так:

• две версии файла у двух менеджеров, и обе считаются актуальными;
• никто не помнит, звонили клиенту из строки 148 или нет;
• история переписки в таблицу не помещается в принципе;
• руководитель видит статус, но не видит, что происходило со сделкой;
• при увольнении сотрудника часть контактов остаётся в его телефоне.

Ни один из пунктов не чинится дисциплиной – они чинятся общим хранилищем, куда данные попадают автоматически, а не после того, как кто-то вспомнил.

Склад в области, продажи в Москве

Для многих компаний Мытищ это буквальная схема: офис и склад в Мытищах, основной поток заказов из столицы. Стык «продажи – склад» рвётся чаще прочих. Менеджер обещает срок по остатку недельной давности, кладовщик отгрузил последнюю партию вчера, клиент узнаёт об этом в день доставки. Обмен с 1С и складской базой настраивается в обе стороны: оттуда номенклатура, цены и остатки по каждому складу, обратно – счета, оплаты и отгрузки. Две недели работы, от 90 000 рублей, и разговоры «сейчас уточню» из процесса пропадают.

Текучка менеджеров и база, которая уходит вместе с ними

Близость Москвы даёт постоянную конкуренцию за сотрудников: менеджер спокойно меняет работу, потому что разница в дороге между Мытищами и столичным офисом невелика. Если переписка ведётся с личного номера, а контакты записаны в телефоне, вместе с человеком уходит и часть клиентов. В едином контуре мессенджеры и телефония подключены на компанию: номер один, история общения хранится в карточке, новый сотрудник за час поднимает контекст по любой сделке. Это не про недоверие, а про сохранность актива, за который платили рекламой.

Как сшивают телефонию, сайт и переписку

Все каналы сводятся в одну ленту обращений. Форма с сайта создаёт сделку с ответственным и сроком первого касания, звонок поднимает карточку до того, как менеджер поздоровался, запись разговора остаётся в истории, сообщение в мессенджере ночью утром превращается в задачу. Подключение телефонии, WhatsApp и Telegram – 3 дня и от 35 000 рублей. Если сайт старый и форма шлёт просто письмо на общий ящик, его правят на этом же этапе, иначе связка не соберётся: детали – в разделе создание сайтов.

Что показывает цепочка «источник – сделка – деньги»

Главный результат единого контура – отчёт, которого раньше не было. По каждому каналу видно количество обращений, долю дошедших до счёта, средний чек и срок сделки. Обычно первая же выгрузка меняет представление о рекламе: направление с самой дешёвой заявкой оказывается на последнем месте по выручке, а «дорогое» приводит повторные заказы. Особенно заметно это там, где кампании нацелены и на Мытищи, и на столицу. Чтобы это работало, метка источника проставляется при первом касании и живёт до платежа – никакой ручной разметки менеджерами.

Роботы и автозадачи: где они экономят, а где мешают

Автоматика хорошо снимает механику:

1. ставит задачу на повторный звонок через заданное число дней;
2. отправляет реквизиты и счёт сразу после смены стадии;
3. напоминает клиенту о неоплаченном счёте и менеджеру – о просроченной задаче;
4. уведомляет руководителя, если сделка висит в одном статусе дольше недели.

Плохо она работает там, где нужно решение человека: автоматическая рассылка «а вы ещё думаете?» раздражает и портит отношения в B2B. Разумный подход – автоматизировать сначала то, что сотрудники и так делают вручную каждый день, и только потом добавлять сценарии, которых в компании раньше не было.

Порядок внедрения и во сколько это обходится

Этапы: разбор процессов 1–2 дня, техническое задание и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня, дальше месяц сопровождения, в течение которого доработки бесплатны. Экспресс-запуск с воронкой, карточками сделок и правами доступа – от 60 000 рублей и 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с роботами, интеграциями и отчётностью – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Внутренний портал с задачами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 рублей. Абонентское сопровождение – от 15 000 рублей в месяц. Смета фиксируется договором до старта и по ходу работ не меняется. Платформу выбирают на этапе технического задания: в большинстве проектов это внедрение Битрикс24, где телефония, задачи, документы и мессенджеры уже связаны между собой, а платить приходится за настройку под ваш процесс, а не за базовые функции. Лицензия покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит.

Частые вопросы

У нас уже стоит CRM, но ей никто не пользуется. Что делать? Разбираться, почему не пользуются, а не менять систему. В девяти случаях из десяти причина одинаковая: в CRM надо вводить данные руками, а пользы взамен нет. Как только звонки, письма и переписка попадают туда сами, счёт формируется по кнопке, а остаток виден без похода к кладовщику, сопротивление пропадает само. Иногда достаточно донастроить существующую систему за неделю. Если платформа выбрана неудачно, переносим данные – справочники и историю сделок, а не заводим всё заново.

Сколько сотрудников нужно, чтобы это окупилось? Экономика начинает сходиться примерно от трёх человек в продажах или от полутора сотен обращений в месяц. При меньших объёмах руководитель ещё удерживает картину в голове, и платить за контур рано – хватает наведения порядка в каналах связи и нормальных форм на сайте. Зато если у вас длинный цикл сделки или несколько складов, порог наступает раньше: там теряются не заявки, а сроки и договорённости, а это дороже.

Мы работаем и по Московской области, и по Москве. Нужны ли разные воронки? Разные воронки заводят не по географии, а по типу сделки: розничная продажа, оптовый контракт и сервисное обслуживание живут по разным правилам, и смешивать их в одном списке бессмысленно. География учитывается иначе – зонами доставки и прайсами, привязанными к адресу: развоз по Мытищам и ближним районам стоит одних денег, рейс в центр Москвы – других. Тогда менеджер не считает стоимость доставки в уме и не занижает её из желания закрыть сделку, а отчёт по маржинальности сходится с реальностью.

Что будет после запуска, если что-то сломается? Первый месяц сопровождения входит в проект: правим то, что вскрылось на живых сделках, донастраиваем поля, отчёты и права. Дальше можно взять абонентское сопровождение или обращаться разово – порядок описан в разделе техническая поддержка. Права администратора остаются у вас, документация передаётся вместе с проектом, так что простые изменения ваш сотрудник сможет делать сам.

Начните с описания того, что у вас уже работает и где данные теряются чаще всего. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или напишите на info@rostsayt.ru: разберём процессы, покажем схему связок и посчитаем смету, а примеры работ собраны в портфолио.